Les activités quotidiennes, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, exigent la production d’un certain nombre de documents sous forme électronique. Pour les conserver en toute sécurité, les utilisateurs disposent de divers moyens de stockage. Le dernier en vogue est le coffre-fort numérique. Quelles en sont les particularités ?
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est une alternative virtuelle de stockage de données. Autrement dit, il s’agit d’un service payant proposé par des entreprises spécialisées, pour permettre aux particuliers et aux sociétés d’enregistrer en toute sécurité leurs documents sensibles. Il prend la forme d’une boite à clé à code digital, différente des solutions de stockage classiques comme le coffre-fort disque dur ou la clé USB.
C’est un service dont la fiabilité est garantie par les dispositions légales qui l’encadrent. En effet, le coffre-fort numérique est encadré par la norme NF Z42-020 de l’Association Française de Normalisation. Le strict respect de ses exigences est contrôlé par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. Pour garantir la sécurité du coffre-fort numérique et des informations qu’elle contient, l’entreprise hébergeuse se doit de crypter les données de ses clients. Seuls ces derniers y ont accès grâce à un code digital. Elle s’engage en cas de rupture du contrat à restituer en intégralité tous les documents enregistrés dans la boite à clé à digitale.
Quels documents conserver sur un coffre-fort numérique ?
Dans une boîte à clé à code digital, il est recommandé de stocker les documents ayant une certaine sensibilité. Pour les entreprises, il peut s’agir des documents comptables, des divers contrats de prestations, les brevets et résultats de recherches scientifiques. Elles peuvent y enregistrer aussi toute la documentation juridique de l’entreprise, les fichiers du service des ressources humaines et tout autre documents confidentiels.
Les particuliers également peuvent disposer d’une boite à clé digitale. Ceux-ci, à leur niveau, pourront conserver leurs documents bancaires, les papiers immobiliers, les dossiers de famille, etc. C’est une solution, meilleure au coffre-fort disque dur accessible à plusieurs personnes.
Quelles sont les exigences d’un coffre-fort numérique ?
Une boite à clé digitale permet à son utilisateur d’avoir accès exclusivement à un espace où il peut déposer, lire ou détruire des données. Il a le contrôle intégral sur tout le contenu de son espace de stockage dont il peut décider de faire une liste de suivi. L’hébergeur, sous aucun prétexte, n’a le droit d’accéder aux fichiers des utilisateurs, qui détiennent la clé de décryptage de leurs documents. En cas de modification d’une information, d’une fuite de données ou toute autre altération, la responsabilité de l’entreprise tiers est automatiquement engagée.
Entre autres, l’utilisateur aura le choix lors de sa souscription à trois formes d’hébergement de son coffre-fort numérique. D’abord, le stockage en local, ensuite au niveau d’un tiers archiveur et enfin sur un cloud. Chacune de ses options a ses avantages selon la densité des informations à conserver. Vous pouvez vous référer à un comparatif de coffre-fort numérique pour savoir lequel est adapté à votre profil.
En tout état de cause, une boite à clé à code digital a plus d’avantages que les stockages conventionnels. Elle est simple, pratique et fiable avec des options de paramétrages supplémentaires pour un maximum de sécurité.